Wenn VBA zu riskant ist und man für jede Aufgabe nicht Excel, sondern eine vollwertige Anwendung braucht

FAQ — Welche Fragen werden in diesem Artikel beantwortet?

Q: Kann ich eine konvertierte Excel-Arbeitsmappe auf einem Computer ausführen, auf dem Excel nicht installiert ist?

A: Ja. Die konvertierte Anwendung läuft als eigenständige Windows-Ausführungsdatei. Das bedeutet, dass auf dem Zielrechner keine Excel-Installation erforderlich ist. Die Logik, die Formeln und die Automatisierung funktionieren alle genau wie zuvor, jedoch völlig unabhängig von Excel.

Q: Bleiben meine Daten nach der Konvertierung in der Anwendung gesperrt?

**A: Nein, jede konvertierte Anwendung behält die Exportfähigkeit. Die Daten können jederzeit als saubere, strukturierte XLSX-Datei extrahiert werden, die für weitere Analysen, den Import in andere Systeme oder die Berichterstellung bereit ist, ohne dass eine erneute Eingabe oder Konvertierung erforderlich ist.

Q: Was passiert mit dem VBA-Code und den Formeln nach der Konvertierung?

A: Die Logik, die Formeln und die Automatisierung bleiben genau so erhalten, wie sie in der ursprünglichen Arbeitsmappe waren. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass der VBA-Code für den Endbenutzer nicht mehr sichtbar oder zugänglich ist und beim Start keine Makrosicherheitswarnungen mehr angezeigt werden.

Q: Wie funktioniert das Lizenzierschlüssel-System und kann ich festlegen, wer die Anwendung nutzt?

A: Jede konvertierte Anwendung wird mit einem Lizenzschlüssel geliefert, der beim ersten Start eingegeben werden muss. Die Lizenz legt die Laufzeit, das kann eine Testphase, eine befristete Laufzeit oder eine lebenslange Nutzung sein, sowie die Anzahl der Rechner fest. Bitte beachten Sie, dass es keine automatischen Verlängerungs- oder Abonnementmechanismen gibt. Die Konditionen werden im Voraus vereinbart.

Q: Wie kann ich vor der Bezahlung des kompletten Service herausfinden, ob meine Arbeitsmappe für die Konvertierung geeignet ist?

A: Der Prozess beginnt mit einer Kompatibilitätsprüfung, die eine schriftliche Bewertung umfasst. Damit können die Machbarkeit der Konvertierung, die damit verbundenen Kosten und die erforderlichen Schritte ermittelt werden. Bei kompatiblen Arbeitsmappen kann eine Testversion der eigentlichen Datei erstellt werden, sodass sie in der eigenen Umgebung getestet werden kann, bevor die vollständige Konvertierung erfolgt. Die Testgebühr wird von den Gesamtprojektkosten angerechnet.

In Unternehmen ist es üblich, dass sie mindestens eine Excel-Arbeitsmappe nutzen, die zu einem unverzichtbaren Bestandteil ihres Betriebs geworden ist. Sie berechnet wichtige Daten, verfolgt kritische Prozesse und automatisiert zeitaufwändige Aufgaben, wodurch viel Zeit und Mühe gespart werden. Das System wurde vor einigen Jahren oder vielleicht erst letzten Monat erstellt und das gesamte Team verlässt sich mittlerweile darauf.

Allerdings hat genau diese Arbeitsmappe später zu einem Problem geführt.

Wenn Excel nicht ausreicht.

Wie ihr wisst, sieht die Situation wie folgt aus: Ein Kollege öffnet die Datei und erhält die folgende Sicherheitswarnung: „Bitte beachte, dass Makros deaktiviert wurden.” Die IT-Abteilung hat ihre Sicherheitsrichtlinien aktualisiert und blockiert nun alle Dateien mit Makros. Eine andere Möglichkeit ist, dass die Person, die die Arbeitsmappe ursprünglich erstellt hat, das Unternehmen inzwischen verlassen hat und niemand mehr für die Wartung zur Verfügung steht. Wenn du das Tool einem Kunden, Partner oder neuen Mitarbeiter zur Verfügung stellen möchtest, dieser aber keine Excel-Version installiert hat oder eine andere nutzt, kann die Funktionalität beeinträchtigt sein.

Diese Probleme sind nicht auf technische Störungen zurückzuführen. Es handelt sich um geschäftliche Probleme. Sie haben jedoch eine pragmatische Lösung entwickelt, an die zuvor viele nicht gedacht haben.

Das eigentliche Problem besteht nicht darin, die technischen Probleme mit der Arbeitsmappe zu beheben.

Wenn ein Unternehmen an diesem Punkt angelangt ist, ist der erste Impuls meist, nach neuer Software zu suchen. Wir suchen nach einer fertigen Lösung, einem Software-as-a-Service-Abonnement (SaaS) oder einer maßgeschneiderten Anwendung. Das bedeutet Kosten, Zeitaufwand, Schulungen, Datenmigration und in den meisten Fällen ein Tool, das 80 % der Funktionen der alten Arbeitsmappe erfüllt, aber nicht die 20 %, auf die es eigentlich ankommt.

Eine passendere Frage wäre: Was wäre, wenn die Arbeitsmappe selbst zur Anwendung werden könnte?

Welche Änderungen ergeben sich beim Übergang von einer Arbeitsmappe zu einer Anwendung?

Eine in eine eigenständige Excel-Anwendung umgewandelte Excel-Arbeitsmappe sieht aus und funktioniert wie professionelle Software. Das Programm lässt sich per Doppelklick starten. Eine Installation von Excel ist nicht erforderlich. Es werden auch keine Makro-Sicherheitswarnungen angezeigt. Formeln, Logik und Automatisierung funktionieren wie zuvor, allerdings ist die Datei keine Tabellenkalkulation mehr. Es handelt sich um eine ausführbare Anwendung, die unabhängig auf jedem Windows-Rechner läuft, jedoch nicht unter macOS.

Für die Nutzer fühlt sich nichts ungewohnt an. Die Bildschirme, Schaltflächen und der Arbeitsablauf bleiben unverändert. Die wesentlichen Unterschiede liegen im äußeren Erscheinungsbild der Software: Sie ist nicht von Excel abhängig, sie legt dem Nutzer kein VBA offen und sie zeigt beim ersten Öffnen keine Sicherheitswarnung an.

Für das Unternehmen ist dieser Unterschied erheblich. Das Tool kann an alle relevanten Beteiligten weitergegeben werden, ohne dass Excel-Lizenzbeschränkungen berücksichtigt werden müssen. Es lässt sich auf gemeinsam genutzten Rechnern, Standortcomputern oder Client-Geräten einsetzen. Mit einer Lizenz für diese Software können Sie die Nutzung steuern, einschließlich der Anzahl der Rechner und der Nutzungsdauer.

Wie sieht es mit den Daten aus?

Beim Umstieg von Excel ist der mögliche Verlust des Datenzugriffs eine häufige Sorge. Das ist jedoch nicht der Fall. Die Anwendung behält ihre Exportfähigkeit: Daten können jederzeit als saubere, strukturierte XLSX-Datei extrahiert werden. Somit sind die Informationen weiterhin für Analysen verfügbar. Sie können in andere Systeme importiert, weiterverarbeitet oder für Berichte verwendet werden, ohne dass eine erneute Eingabe, ein Scannen oder eine Konvertierung nötig ist. Die Daten werden exakt so ausgegeben, wie sie eingegeben wurden.

Lizenzierung: ein flexibler Ansatz ohne unnötige Komplexität

Jede konvertierte Anwendung wird mit einem Lizenzschlüssel ausgeliefert. Dieser muss beim ersten Start der Anwendung eingegeben werden. Die Lizenz legt die Gültigkeitsdauer sowie die Anzahl der Rechner fest, auf denen die Anwendung genutzt werden darf. Es kann eine kurze Testphase, eine feste Laufzeit von drei oder sechs Monaten oder eine lebenslange Lizenz vergeben werden. Die Vereinbarung wird im Voraus getroffen und es gibt keine automatischen Verlängerungen oder Abonnementmechanismen.

Zeitlich begrenzte Lizenzen dienen einem praktischen Zweck und bedeuten keinerlei Einschränkung für die Kunden. Geschäftliche Anforderungen können sich ändern. Zu beachten ist, dass eine Arbeitsmappe, die für fünf Mitarbeiter konzipiert wurde, möglicherweise nicht für fünfzig geeignet ist. Ein Tool, das für eine Baustelle entwickelt wurde, muss unter Umständen angepasst werden, um zehn Baustellen abzudecken. Eine Überprüfung bei der Lizenzverlängerung ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Anwendung weiterhin relevant ist und um bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen.

Das ist nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten.

Um das zu veranschaulichen: Eine Anwendung, die mit diesem Ansatz erfolgreich umgesetzt wurde, ist der Tagesbericht über den Arbeitsfortschritt auf der Baustelle. Bauleiter nutzen dieses System, um eine Reihe wichtiger Aktivitäten genau zu dokumentieren, darunter die täglichen Tätigkeiten der Arbeiter vor Ort, die eingesetzten Geräte, eingegangene Materialien, Besucher, Wetterbedingungen und Arbeitszeiten. Am Ende eines festgelegten Zeitraums erstellt das System automatisch zwei Dokumente: eine PDF-Datei für den betreffenden Zeitraum zu Dokumentationszwecken sowie eine XLSX-Datei zur Analyse. Diese Dokumente werden mit einem einzigen Klick erstellt.

Die Anwendung läuft ohne Excel auf den vor Ort befindlichen Laptops. Das System ist innerhalb von Sekunden einsatzbereit. Neue tägliche Einträge können mit einem Klick erstellt werden. Durch Auswahl des entsprechenden Datums können frühere Einträge jederzeit gefunden werden. Die Daten werden als strukturierte XLSX-Datei exportiert. Somit können monatelange Baustellenaufzeichnungen direkt in Tools für Kostenanalysen, Produktivitätsberichte oder das Projektmanagement eingespeist werden, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.

Das ist nur ein Beispiel dafür, was möglich ist. Der gleiche Ansatz lässt sich auf eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen anwenden, darunter HR-Berichtssysteme, Finanzübersichten, Tools zur Angebotserstellung, Bestandsverwaltung, Projektbudget-Tracker und jede andere Arbeitsmappe, bei der die Logik zwar stimmt, die Abhängigkeit von Excel jedoch hinderlich ist.

Es soll bitte angegeben werden, ob die Arbeitsmappe für eine Konvertierung in Frage kommt.

Beachte, dass nicht alle Arbeitsmappen mit dieser Software kompatibel sind und unter Umständen Anpassungen erforderlich sein können. Dateien mit komplexen externen Verknüpfungen oder bestimmten Abhängigkeiten müssen eventuell vor der Konvertierung vorbereitet werden. Der Prozess beginnt mit einer Kompatibilitätsprüfung, bei der eine gründliche Bewertung durchgeführt wird, um die Durchführbarkeit der Konvertierung sowie die damit verbundenen Kosten und den Zeitrahmen zu ermitteln. Sollte eine Konvertierung nicht möglich sein, erhältst du eine klare Rückmeldung zu den minimalen Kosten.

Für kompatible Arbeitsmappen kann zunächst eine Testversion erstellt werden. Dabei handelt es sich um eine funktionsfähige ausführbare Datei mit einer kurzfristigen Lizenz, die auf deiner tatsächlichen Datei basiert. So kannst du sie in deiner eigenen Umgebung testen, bevor du dich für die vollständige Konvertierung entscheidest.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie man anfangen kann.

Sie sind herzlich eingeladen, sich das Ganze kostenlos in Aktion anzusehen.
Sie können ein funktionierendes Beispiel des oben beschriebenen Bautagebuchs herunterladen. Die Installation dieser Software auf einem Windows-Rechner ist der erste Schritt, um das Programm gemeinsam mit deinen Teammitgliedern zu testen. So kannst du das Erscheinungsbild und die Funktionalität einer konvertierten Arbeitsmappe beurteilen. Es entstehen dir dabei keine Kosten und du gehst keinerlei Verpflichtung ein. Bitte beachten Sie, dass die erfolgreiche Konvertierung Ihrer Arbeitsmappe durch dieses Beispiel nicht garantiert wird. Jede Datei ist einzigartig. Bitte senden Sie mir eine E-Mail, um den Lizenzschlüssel anzufordern.

Lassen Sie die Arbeitsmappe gegen eine geringe Pauschalgebühr prüfen. Bitte senden Sie mir die Arbeitsmappe und eine Beschreibung Ihrer Verwendung. Sie erhalten eine schriftliche Bewertung, einschließlich einer Kompatibilitätsprüfung, einer umfassenden Übersicht über die beteiligten Elemente und einer Kostenschätzung für die weitere Vorgehensweise.

Bevor Sie sich endgültig entscheiden, können Sie gegen eine geringe Testgebühr die Qualität der Arbeitsmappe prüfen. Diese wird von den Gesamtkosten des Projekts abgezogen.
Sie erhalten eine lauffähige Version Ihrer Arbeitsmappe sowie eine befristete Lizenz. Bitte führen Sie interne Tests auf Ihren Produktionssystemen durch. Wenn Sie mit dem Service zufrieden sind, wird die Testgebühr vom Gesamtpreis der Konvertierung abgezogen.

Sie können sich das Video gerne ansehen, bevor Sie mit dem Download fortfahren.

Vor der Installation empfiehlt es sich, die Anwendung im Betrieb zu beobachten. Das folgende kurze Video zeigt die Nutzung des Bautagebuchs auf einem handelsüblichen Windows-Laptop unter Verwendung von Excel, ganz ohne Einrichtung, nur mit einem Doppelklick.

[Das Video wird in Kürze verfügbar sein.]

Download the free trial

Das Bautagebuch ist als kostenlose Testversion für einen Monat erhältlich. Um einen Lizenzschlüssel zu erhalten, kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail.

Bitten beachten Sie, dass es sich bei dem Download um eine ZIP-Datei handelt, die eine Datei mit dem Namen “construction_daily_works_progress_log_entry_diary.exe”. Windows zeigt möglicherweise eine Sicherheitswarnung an, wenn Sie versuchen, diese Datei auszuführen, und verhindert dies. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihre IT-Abteilung.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne per E-Mail kontaktieren.

Wenn Sie Ihr eigenes Arbeitsbuch besprechen möchten, kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail über den Kontakt-Link in der Fußzeile.

Dieser Artikel ist Teil der Reihe auf helpme.safeoffice.de, die praktische Anleitungen zu Datenlösungen, Arbeitsmappenmodellierung und Prozessdokumentation für Unternehmen bietet, die Tools benötigen, die effektiv, langlebig und für alle Nutzer leicht verständlich sind.