Erfahren Sie, warum sich ein Upgrade von Excel 2019 oder 2021 auf Excel 365 lohnt. Die moderne Software spart Unternehmen Zeit und Geld.
FAQ - Welche Fragen werden in diesem Artikel beantwortet?
Q: Benötige ich Excel 365 oder reicht eine ältere Version aus?
A: Das hängt davon ab, welche Funktionen Sie benötigen. In diesem Artikel wird genau erläutert, welche Vorteile Ihnen Office 365 bietet und welche Aufgaben ältere Versionen weiterhin problemlos bewältigen.
Q: Was sind die größten Unterschiede zwischen Excel 365 und Excel 2016/2019?
A: Die wichtigsten Neuerungen sind dynamische Arrays, die Möglichkeit der Zusammenarbeit in Echtzeit, die Cloud-Integration und eine ständig aktualisierte Funktionsbibliothek. All dies wird im Folgenden behandelt.
Q: Bestehen bei der Nutzung von Excel 365 mit meinen alten Excel-Dateien Probleme?
A: Grundsätzlich nicht, aber es gibt einige Kompatibilitätsprobleme, insbesondere im Zusammenhang mit dynamischen Array-Formeln. Diese werden in diesem Artikel erläutert.
Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Excel 2016, 2019 oder 2021, da sie das Programm bereits erworben haben, es weiterhin Tabellenkalkulationen öffnet und die IT-Abteilung sich nicht damit befassen möchte. Das ist verständlich. Der Abteilungs- oder Teamleiter möchte sein Budget nicht mit den jährlichen Kosten belasten. Darüber hinaus ist er, wie auch ich, kein Freund von Abonnements.
Betrachten wir die Sache doch einmal nüchtern, ungeachtet der eigenen Vorbehalte oder Präferenzen. Jedes Jahr, in dem diese Unternehmen bei einer älteren Version bleiben, verbringen ihre Mitarbeiter Stunden damit, Aufgaben zu erledigen, die Excel 365 automatisch übernehmen würde. Dies sind Stunden, die Geld kosten. Hinzu kommen Fehler, die noch mehr kosten.
Ältere Excel-Versionen können das nicht.
Wenn Sie Excel 2019 oder 2021 kaufen, erhalten Sie einen festen Funktionsumfang. Es kommen keine neuen Funktionen hinzu. Das bedeutet, dass Sie keinen Zugriff auf folgende Funktionen haben:
- XVERWEIS: eine sicherere Alternative zu SVERWEIS, die in beide Richtungen funktioniert und Fehler nativ behandelt,
- Dynamische Arrays: eine Formel, die Ergebnisse automatisch auf mehrere Zellen verteilt,
- FILTER, SORTIEREN, EINDEUTIG, SEQUENZ: sich selbst aktualisierende Berichte ohne Pivot-Tabellen oder VBA,
- LET: Benennen Sie Zwischenwerte innerhalb von Formeln für bessere Lesbarkeit und Geschwindigkeit,
- LAMBDA: Erstellen Sie Ihre eigenen wiederverwendbaren benutzerdefinierten Funktionen,
- TEXTSPLIT/TEXTBEFORE/TEXTAFTER: moderne Textanalyse in einer Formel,
- Python in Excel: Führen Sie Python-Code direkt in Zellen aus.
Jede dieser fehlenden Funktionen bedeutet mehr manuelle Arbeit, mehr Umgehungslösungen und mehr Fehlerquellen.
Die tatsächlichen Kosten des Verbleibs bei einer älteren Version
Szenario 1: Der drei Stunden dauernde Monatsbericht
Ein Administrator kopiert jeden Monat manuell Daten in einen zusammenfassenden Bericht. Mit den Funktionen FILTER und SORTIEREN erstellt Excel 365 den Bericht dagegen automatisch. Der Zeitaufwand sinkt dabei von drei Stunden auf 15 Minuten.
Die Zeitersparnis beträgt ~33 Stunden pro Jahr bei 25 € pro Stunde, was einer Ersparnis von 825 € entspricht. Die Lizenzkosten betragen ~150 € pro Jahr, sodass sich eine Nettoersparnis von 675 € pro Person ergibt.
Szenario 2: Ein fünfköpfiges Team, das täglich manuelle Suchmatrix [SVERWEIS] eingibt / optimiert
Fünf Mitarbeiter verbringen jeweils ~2 Stunden pro Woche mit dem Nachschlagen, Kopieren und Einfügen, Aktualisieren von Pivot-Tabellen und Beheben fehlerhafter SVERWEIS-Funktionen. Excel 365 automatisiert den Großteil dieser Aufgaben – das spart 1,5 Stunden pro Person und Woche. Zeitersparnis: 1,5 Stunden × 5 Personen × 48 Wochen = 360 Stunden/Jahr Zeitwert: 360 Stunden × 25 € = 9.000 € Lizenzkosten: ~750 € Nettoersparnis: 8.250 € (11-facher ROI)
Szenario 3: Ein einzelner Fehler in einer wichtigen Berechnung
Eine verschachtelte WENN-Formel in Excel 2019 enthält eine falsch platzierte Klammer. Zwei Monate lang bemerkt dies niemand. Ein leitender Controller verbringt 20 Stunden mit der Prüfung. Die Kosten für die Prüfung belaufen sich auf 800,00 € für einen einzigen Vorfall. Mit Excel 365 ist dieselbe Logik, als ERSTERWERT- oder WENNS-Funktion mit LET geschrieben, für jeden Kollegen lesbar und Fehler treten sofort zutage.
Weniger Fehler sind kein Nebeneffekt, sondern der Hauptvorteil.
| Risiko | älteres Excel | Excel 365 |
|---|---|---|
| Das Einfügen von Spalten unterbricht SVERWEIS | sehr häufig | XVERWEIS ist positionsunabhängig. |
| Verschachtelte WENN-Anweisungen mit mehr als fünf Ebenen sind schwer lesbar und leicht zu unterbrechen | Schwer zu lesen, leicht zu beschädigen | ERSTERWERT / WENNS ist viel übersichtlicher. |
| Textanalyse mit Hilfsspalten | überfüllt das Arbeitsblatt | TEXTSPLIT in einer Formel |
| Fest codierte Bereiche werden unterbrochen | wenn Zeilen hinzugefügt werden | Dynamische Arrays passen sich automatisch an. |
| Eine Person versteht die Arbeitsmappe. | gefährliche Abhängigkeit | LET macht Formeln selbsterklärend und reduziert gefährliche Abhängigkeiten |
In kommenden Artikeln werde ich aufzeigen, wie Sie Fehler reduzieren und die Lesbarkeit von Funktionen und Formeln verbessern.
Zusammenarbeit: Nie wieder „Wer hat die Datei geöffnet?“
Excel 365 mit OneDrive oder SharePoint unterstützt die gleichzeitige Live-Bearbeitung derselben Datei zur selben Zeit. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar. Es gibt keine gesperrten Dateien. Keine verlorenen Bearbeitungen. Kein Zusammenführen von Kopien. Für Teams mit gemeinsamen Budgets oder Projektplänen spart dies allein schon Stunden an Koordinationsaufwand pro Woche.
Zu beachten ist allerdings, dass in der Online-Version noch nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen. Meine Erfahrung aus der Praxis zeigt jedoch, dass dies eine untergeordnete Rolle spielt, wenn man dies bei der Programmierung von Beginn an berücksichtigt.
Lohnt sich der Preis von 150 € pro Jahr und Benutzer?
| Szenario: | Eingesparte Stunden | bei 25 €/Std. | Kosten | Nettogewinn |
|---|---|---|---|---|
| 1 Person, monatlicher Bericht | 33 Stunden | 825 € | 150 € | 675 € |
| 5 Personen, tägliche Arbeit: | 360 Stunden | 9.000 € | 750 € | 8.250 € |
| 1 Fehler bei einer wichtigen Kalkulation vermieden: | 20 Stunden Prüfung | 800 € | 150 € | 650 € |
Auch wenn Sie den zuvor genannten Zahlenbeispielen nicht vollständig zustimmen, bedenken Sie Folgendes: Excel 365 rechnet sich bereits, wenn ein Mitarbeiter mehr als sechs Stunden pro Jahr einspart. Das entspricht weniger als 45 Minuten pro Monat.
Das Fazit:
Ältere Excel-Versionen sind statische Werkzeuge, die in der Zeit stehen geblieben sind. Excel 365 hingegen ist eine lebendige Plattform, die von Monat zu Monat leistungsfähiger wird. Mit ca. 150 € pro Jahr und Nutzer ist es eine der kostengünstigsten Investitionen in die Produktivität, die ein kleines oder mittleres Unternehmen tätigen kann.
Es sollte nicht verschwiegen werden, dass die Umstellung der Arbeitsmappen / Arbeitsblätter mit den neuen Formeln und Funktionen mit Kosten verbunden ist. Diese amortisieren sich in kurzer Zeit und die neu zu implementierenden Funktionen sind langlebiger, lesbarer und effizienter.
Wenn Ihr Team noch mit älteren Excel-Versionen arbeitet, stellt sich nicht die Frage, ob Sie ein Upgrade durchführen sollten. Vielmehr stellt sich die Frage, wie viel es Sie bereits gekostet hat, dies nicht zu tun.